Suntem familiarizati cu acest cuvant inca din copilarie cand profesorii ne rugau sa le transmitem parintilor ca marti dupa finalizarea orelor va avea loc o sedinta. Era un fel de momentul adevarului. Se discutau note, comportamente si se impunea luarea unor decizii legate fie fondul clasei, fie de alte aspecte organizatorice.
Astfel, am putea spune ca sedinta consta in reunirea mai multor persoane in vederea solutionarii unor probleme/situatii reale. Este una dintre cele mai frecvent utilizate metode de management, ce are ca obiectiv schimbul informational intre un manager/coordonator al sedinte si un grup persoane ce apartin aceleiasi organizatii.
Tratate adesea superficial, sedintele tind de multe ori sa devina simple “ritualuri”pe care managerul le invoca fie a spune lucruri care deja se cunoasteau, fie pentru ca ii place sa se auda vorbind in fata unei multumi, fie sa para ca se iau unele decizii prin implicarea tuturor membrilor cand de fapt in realitate managementul participativ la nivelul organizatiei nu a existat niciodata.
In buna desfasurare a unor proiecte/activitati dintr-un ONG se impune participarea la sedinte saptamanal sau cel putin bilunar. Fie ca sunt online sau offline ele reprezinta un mecanism fara de care totul s-ar transforma in haos. Avand la baza comunicarea, sedinta constituie punctul de start in obtinerea unor rezultate bune si in mentinerea calitatii la nivel de echipa, activitate, proiect, management.
Atunci cand folosim aceasta metoda trebuie sa avem in vedere 4 etape:
- pregatirea
- deschiderea
- desfasurarea
- finalizarea sedintei
Desi aparent triviala, nici nu va imaginati cat de importanta este pregatirea unei sedinte si cat de mult poate influenta toate cele 3 etape mentionate mai sus. Astfel, aceasta este reprezentata de parcurgerea mai multor pasi:
- Stabilirea ordinii de zi, sarcina ce ii revine moderatorului ce organizeaza sedinta. Un maxim de obiective ar fi 4 – 5, in functie de complexitatea si urgenta acestora. Argumentul vizeaza mentinerea concentrarii si atentiei membrilor pe toata durata sedintei. De asemenea, tot aici, este foarte important de mentionat ca o sedinta fara obiective este in 99% dintre cazuri o mare risipa de timp.
- In cazul in care aveti pe ordinea de zi identificarea unor solutii sau stabilirea unor obiective, este recomandat ca ordinea de zi sa fie distribuita membrilor participanti cu o zi inainte. Astfel, ei vor avea timp de gandire si la momentul sedintei ideile vor fi prezentate mai structurat. Informeaza participantii cu privire la tipul sedintei( de informarea, decizionale, de raportare, etc.)
- Durata planificata a sedintei ar trebui sa fie undeva in jurul a 2 ore pentru o sedinta standard cu minim 4 puncte principale pe ordinea de zi. Este recomandat sa nu se depaseasca aceasta durata, intrucat participantii pot pleca, ceilalti vor incepe sa se enerveze, iar eficienta scade simtitor.
- Claritate in formularea obiectivelor
- In cazul sedintelor cu caracter periodic se recomanda stabilirea lor in aceleasi zile si ore.
- Punctualitate. Managerul trebuie sa se asigure ca toti participantii cunosc ora si locul intalnirii. Amanarea inceputului sedintei este un inceput gresit si poate provoca conflicte intre cei care aspteapta si cei care intarzie. In unele ONG-uri se practica un mic sistem de penalizare a celor care intarzie, acestia fiind “obligati” sa aduca ceva de fiecare data cand intarzie (bomboane, ciocolata, suc etc.). De asemenea, nu este recomandat ca sedinta sa inceapa daca nu au sosit nici macar jumatate dintre participanti sau daca lipsesc participanti-cheie care urmeaza sa soseasca.
- Invitarea la sedinta strict a membrilor necesari in discutarea/luarea deciziilor.
- Rezolvarea tuturor aspectelor organizatorice.
Referitor la deschidere, se remarca 3 idei importante:
- Alocarea catorva minute pentru discutii informale.
- Prezentarea punctuala a ce urmeaza a fi discutat.
- Necesitatea unei abordari pozitive si relaxate din partea moderatorului.
Desfasurerea sedintei este de multe ori momentul cand oamenii tind sa spuna tot despre orice. In acest caz, singurul responsabil pentru evitarea unor astfel de situatii este managerul. Cu calm si diplomatiei el trebuie sa atraga atentia participantilor spre motivul intrunirii si mai ales subiectele ce trebuie atinse. Cuvantul cheie al acestei etape este controlul. Mentinerea controlului grupului.
Si in cele din urma, ultima etapa a unei sedinte este finalizarea acesteia. In acest moment, putem realiza daca sedinta a fost sau nu productiva. Eficienta sedintei se reflecta in aceasta etapa in atingerea tuturor punctelor de pe ordinea de zi si in incadrarea in timpul estimat.
Adesea perceputa ca o intrunirea plictisitoare despre nimic, sedinta este uneori o adevarata provocare manager. Am putea spune ca ea reprezinta momentul cand managerul trebuie sa se transforme intr-un adevarat lider. Insa care este diferenta dintre un manager si lider voi discuta data viitoare.
Pana atunci va doresc cat mai multe sedinte eficiente. 🙂
Apropo, la tine in ONG cum sunt sedintele?
