Știm cât de încurcate sunt procedurile în cazul în care îți dorești să înființezi o societate sau să constitui o asociație, fundație, federație.
Cu toții am avut experiența unui drum inutil de la o instituție la alta, fie din lipsa de experiență, fie din lipsa de informații. Iar cum limbajul juridic poate fi greu de deslușit uneori, ne-am gândit să parcurgem împreună, într-o manieră accesibilă tuturor, procedura înființării unei asociații în 7 pași simpli.
Știați că…?
-
În Romania, persoanele fizice și juridice se pot asocia pentru a forma atât persoane juridice cu scop patrimonial (de exemplu societățile cu răspundere limitată, așa numitele SRL-uri) cât și persoane juridice cu scop nepatrimonial (ONG-uri – asociații, fundații, federații). Pentru consolidarea și aprofundarea informațiilor, poți consulta OG 26/2000.
-
Asociaţia este subiectul de drept constituit de trei sau mai multe persoane care, pe baza unei înţelegeri, pun în comun şi fără drept de restituire contribuţia materială, cunoştinţele sau aportul lor în muncă pentru realizarea unor activităţi în interes general, al unor colectivităţi sau, după caz, în interesul lor personal nepatrimonial.
-
Fundaţia este subiectul de drept înfiinţat de una sau mai multe persoane care, pe baza unui act juridic între vii ori pentru cauză de moarte, constituie un patrimoniu afectat, în mod permanent şi irevocabil, realizării unui scop de interes general sau, după caz, al unor colectivităţi.
-
Două sau mai multe asociaţii sau fundaţii se pot constitui în federaţie.
Condiții preliminare
Pentru înființarea unei asociații ai nevoie de minim 3 persoane majore (cu vârsta peste 18 ani); aceste persoane vor căpăta calitatea de membri fondatori ai acesteia.
Pasul 1: Rezervarea de denumire
Primul lucru pe care trebuie să îl faci dacă vrei să înființezi o asociație este să rezervi o denumire și să obții dovada rezervării acesteia. Pentru asta trebuie sa mergi mai întâi la Trezoreria sectorului sau județului de care aparții (de exemplu: dacă ai domiciliul în sectorul 4, vei merge la Trezoreria Sectorului 4) pentru achitarea taxei în valoare de 36 de lei, iar apoi la Ministerul Justiției (Str. Apolodor, Nr. 17), pentru a completa o cerere în care vei menționa 3 posibile denumiri ale asociației, anexând chitanța în original, făcând astfel dovada achitării taxelor.
Cererea se depune la Registratura generală a Ministerului Justiției ori se transmite prin poștă, termenul de soluționare fiind de 5 zile de la data primirii cererii. Rezervarea îți va veni acasă, prin poștă, și va fi valabilă 6 luni cu posibilitatea de a fi prelungită încă 3 luni. (taxa pentru prelungire este de 18 lei și se achită la Trezoreria sectorului sau județului de care aparții).
Știați că…?
-
Nu poți alege o denumire a asociației care poate fi identică sau asemănătoare cu denumirea unei alte asociații;
-
De exemplu, dacă există deja o asociație cu denumirea “Gâștele vesele”, cu siguranță, dacă îți dorești să înființezi o asociație “Gâștele merg vesele”, acest lucru nu va fi posibil;
-
De asemenea, nu poți utiliza sintagme sau cuvinte care ar putea crea confuzie cu denumirea unor autorități sau instituții publice;
-
De exemplu, dacă te-ai gândit la o asociație “Administrația locală a tinerilor”, cel mai indicat ar fi să iei în calcul și alte posibile denumiri având în vedere că aceasta se poate confunda cu “Administrația Locală”.
Pasul 2: Actul constitutiv și Statutul – în formă autentică sau atestate de avocat
Actele care stau la baza înființării unei asociații sunt Actul Constitutiv și Statutul. Prin acestea sunt reglementate toate drepturile și obligațiile pe care viitoarea asociație se obligă să le respecte. Atât actul constitutiv cât și statutul trebuie să fie în formă autentică sau atestate de avocat, de preferat în 4 exemplare.
Dacă te întrebi care e diferența dintre documentele care sunt în formă autentică și cele care sunt atestate de avocat, ei bine…
-
Documentele în formă autentică sunt acele documente (în limbajul de specialitate numite “acte juridice”) care sunt semnate în fața unui notar. Acesta verifică veridicitatea informațiilor și în final, dacă documentele, prin conținutul său, nu încalcă legile în vigoare, notarul, prin semnătura și stampila sa, confirmă conținutul acestora.
-
Documentele atestate de avocat sunt actele juridice semnate în fața unui avocat. Ca și notarul, avocatul verifică veridicitatea informațiilor iar prin stampila și semnătura sa confirmă conținutul acestora.
Tips&tricks
În materie de costuri, actele juridice atestate de avocat sunt mai rentabile și mai accesibile, prețul variază între 100-150 de lei, pe când actele juridice în formă autentică pot costa între 200-250 de lei.
Actul constitutiv trebuie sa conțină (elemente obligatorii):
-
Datele de identificare ale membrilor fondatori: numele, domiciliul acestora și datele de identificare conform cărții de identitate/pașaportului;
-
Exprimarea voinței de asociere a membrilor fondatori și obiectivul asociației;
-
Denumirea asociației;
-
Sediul asociației;
-
Durata de funcționare – pe termen determinat, cu indicarea expresă a termenului sau pe durată nedeterminată;
-
Patrimoniul inițial al asociației – care nu poate fi mai mic de 200 de lei;
-
Componenta nominală a organelor de conducere, administrare
Statutul trebuie să conțină (elemente obligatorii):
-
Precizarea scopului și a obiectivelor asociației;
-
Modul de dobândire și de pierdere a calității de asociat;
-
Drepturile si obligațiile asociaților;
-
Categoriile de resurse patrimoniale ale asociației (aici va trebui să precizezi sursele din care banii pot intra în asociație (cotizații, venituri realizate din activități desfășurate în condițiile legii și pe baza statutului, donații etc.);
-
Atribuțiile organelor de conducere, administrare și control ale asociației (aici poți face referire la Adunarea Generala, Consiliul Director ș.a.m.d);
-
Destinația bunurilor, în cazul dizolvării asociației.
Știați că…?
-
Adunarea Generală este organul suprem de conducere al asociației și se compune din totalitatea membrilor asociației. Aceasta este condusă de un președinte ales dintre membrii asociați.
-
Consiliul Director pune în aplicare hotărârile Adunării Generale și asigură administrarea asociației. Acesta este condus de un președinte ales de Adunarea Generală.
Pasul 3: Patrimoniul inițial
Asociația trebuie să aibă un patrimoniu inițial de 200 de lei. Pentru început, având în vedere că asociația nu este înregistrată și nu are personalitate juridică (mai precis, nu există), pentru a face dovada capitalului social inițial ai nevoie să deschizi un cont bancar curent. Pentru asta poți merge la orice bancă având cu tine următoarele documente:
- Actul Constitutiv (atestat de avocat sau în formă autentică);
- Statut (atestat de avocat sau în formă autentică);
- Copii după actele de identitate ale membrilor fondatori;
-
Rezervarea de denumire sau prelungirea de rezervare de denumire, în cazul în care s-a făcut o prelungire;
După constituirea asociației, contul deschis inițial se va transforma într-un cont curent de capital social permanent, deschis în numele asociației. Astfel, patrimoniul inițial, suma în valoare de 200 lei va fi transferată în noul cont. Aceasta poate fi utilizată în folosul asociației.
Pasul 4: Dovada sediu (contract de comodat și act de proprietate)
Pentru a fi mai ușor de înțeles procesul de înființare a unei asociații, putem să comparam, la nivel micro, o asociație cu o familie. Ca orice familie, asociația are:
- Un arbore genealogic, începând cu membrii fondatori până la membrii de onoare, voluntarii etc.;
- Sursă de venit – patrimoniu;
- Locuință – în cazul asociației, aceasta este reprezentată de sediu;
La ca în cazul unei familii, orice asociație ar trebui să aibă un sediu. Acesta este stabilit de comun acord și poate fi într-un imobil propriu sau închiriat. Un aspect important de reținut este faptul că, dacă hotărâți să stabiliți sediul asociației în locuința unuia din membrii fondatori, chiar dacă acesta este proprietar, actul de proprietate (contractul de vânzare-cumpărare) care atestă faptul că proprietatea îi aparține acestuia nu este suficient; astfel, veți avea nevoie să încheiați un contract de comodat între proprietar (în cazul de fața unul din membrii fondatori și asociație).
Contractul de comodat nu necesită legalizare sau atestare, simpla semnătură a părților fiind suficientă. Dacă stabiliți să închiriați un imobil în care să vă desfășurați activitatea, veți avea nevoie să încheiați de un contract de închiriere (locațiune) între asociație și proprietar.
Știați că…?
-
Diferența dintre contractul de comodat și contractul de locațiune (închiriere) este dată de titlul acestora. Contractul de comodat este un contract cu titlu gratuit, asta însemnând că proprietarul care împrumută un bun nu va primi o sumă de bani în schimbul acestui serviciu pe când, contractul de locațiune (închiriere) este exact opusul. Proprietarul închiriază bunul său în schimbul unei sume de bani.
Pasul 5: Cazierul fiscal pentru membrii fondatori
Cazierul fiscal se obține de la orice ANAF, indiferent dacă ești din București sau din altă localitate, prin completarea formularului 502. Formularul îl poți lua direct de la ANAF sau îl poți găsi online. Îl primești pe loc și nu plătești nimic. Acesta este valabil 30 de zile. Fii atent/ă să ai și o copie a buletinului, vei avea nevoie.
Pasul 6: Depunerea dosarului și obținerea personalității juridice
Odată finalizați toți pașii anteriori, îți mai rămâne doar să depui dosarul în vederea obținerii personalității juridice. Acesta se va depune la judecătoria în raza căreia ați stabilit sediul asociației prin contractul de comodat/închiriere (locațiune) și va conține următoarele documente:
-
Actul constitutiv și statutul;
-
Dovada disponibilității denumirii eliberată de Ministerul Justiției;
-
Dovada patrimoniului inițial – făcută printr-un extras de cont și chitanța aferentă depunerii sumei;
-
Dovada sediului (contract de comodat + act de proprietate);
-
Chitanța care atestă achitarea taxei judiciare de timbru în valoare de 100 de lei – plata se face la CEC sau la Administrația Națională a Finanțelor Publice pe raza căreia se află judecătoria. Copii ale cărților de identitate ale membrilor asociați;
-
Cazierele fiscale ale asociaților;
-
O cerere tip în care se solicită acordarea personalității juridice și înscrierea asociației în registrul persoanelor juridice fără scop patrimonial – cererea se obține direct de la judecătorie.
Actele se vor trimite și prin e-mail, în format PDF și WORD 2003. În termen de trei zile de la depunerea cererii de înscriere și a documentelor amintite anterior, judecătorul desemnat de președintele instanței verifică legalitatea acestora și dispune, prin încheiere, înscrierea asociației în Registrul asociațiilor și fundațiilor. În cazul în care judecătorul constată că cerințele legale pentru constituirea asociației nu sunt îndeplinite, la expirarea termenului de 3 zile îl va cita, în camera de consiliu, pe reprezentantul asociației, punându-i în vedere, în scris, să remedieze neregularitățile constatate.
La cerere, reprezentantului asociației sau mandatarului acesteia i se oferă un certificat de înscriere. Acest certificat face dovada personalității juridice în relațiile cu terții, cu alte cuvinte, acesta poate fi numit “certificatul de naștere” al asociației. El face dovada constituirii acesteia.
Pasul 7: Certificatul de înregistrare fiscală
Ultimul pas este eliberarea certificatului de înregistrare fiscală. Deși asociația este o persoana juridică cu scop nepatrimonial, constituirea acesteia se înregistrează la ANAF. Dovada acestei înregistrări este reprezentată chiar de acest certificat. Pentru eliberarea certificatului ai nevoie de următoarele documente:
- Certificatul de înscriere în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor;
- Copie carte de identitate.
Știați că…?
-
Și persoanele juridice cu scop nepatrimonial au nevoie de contabil. Cu toate că denumirea “persoane juridice cu scop nepatrimonial” ne duce cu gândul la ideea conform căreia asociația nu câștigă bani fiind cu scop nepatrimonial, este fals. Asociația poate câștiga bani din activitățile pe care le întreprinde, activități care trebuie să fie în concordanță cu statutul, cu condiția ca banii să fie folosiți tot pentru asociație, în scopurile acesteia.
-
Deși există asociații care nu obțin venituri din nicio sursă, acestea vor avea nevoie să fie reprezentate de un contabil. Indiferent de venituri, acestea se declară.
Acestea fiind spuse, îți dorim să te înarmezi cu o atitudine pozitivă și curaj. Deși procedura poate să pară complicată, dacă vei urma toți pașii prezentați, vei realiza cu succes ce ți-ai propus.
Mult succes!
*Articol redactat de Simona Nedelea, ofițer relații internaționale în cadrul Asociației Young Initiative.
